Kickoff Programme
CRM & Marketing Automation
Architecture SI & FSM
Deux sessions de lancement pour aligner toutes les parties sur les objectifs, le périmètre, la gouvernance et le fonctionnement opérationnel. Phase 1 · Juin–Décembre 2026.
Session 1 · Kickoff restreint sponsors
Objectif de la session
Aligner les sponsors sur le périmètre, le planning et les règles du jeu avant l'ouverture aux équipes opérationnelles. Sortir avec les noms des référents par chantier et une date confirmée pour le kickoff élargi.
Aurélien Fortier CEO
Fanny Treinen DAF
Sébastien Malescot DSI
Liloye Molin Stratos
Henri Fontanille PMO
1Contexte
90M€ → 210M€
Objectif de CA en 5 ans
1,1% du CA
Budget IT actuel — sous le P25 secteur (médiane 2%)
0 CRM
Pas d'outil CRM en place — Oxygen vieillissant
Deux chantiers retenus pour Phase 1 : C1 — CRM & Marketing Automation et C2 — Architecture SI & FSM. Le chantier Finance n'est pas dans le périmètre — la DAF sera consultée sur les interfaces process.
2Périmètre confirmé
C1 — CRM & Marketing Automation
- CRM aligné sur les process B2C (MES) et B2B (MEE)
- Déploiement sur 2 à 3 agences pilotes
- Référentiel client groupe amorcé
- Connecteur CRM opérationnel
- Premiers triggers marketing actifs
- Dashboard d'adoption commerciale
- Plan déploiement groupe Phase 2
C2 — Architecture SI & FSM
- Architecture SI cible modulaire et API-first
- Cartographie des process opérationnels terrain
- Solution FSM cible sélectionnée
- Référentiels partagés définis
- Architecture validée en COMEX
- Plan FSM Phase 2 chiffré + business case + roadmap 18 mois
Contrainte Twim : M-Energies est engagé sur Twim (B2B) pour 3 ans. Les connexions avec Oxygen seront traitées par des solutions temporaires — pas d'intégration coûteuse sur un outil en fin de vie.
3Critères de succès Phase 1
✓
CRM live sur les agences pilotes
Premiers triggers marketing actifs · Référentiel client amorcé
✓
Solution FSM sélectionnée
Plan de déploiement Phase 2 chiffré
✓
Architecture SI cible validée en COMEX
Modulaire, lisible pour le fonds
Le déploiement sur l'ensemble des agences d'ici fin 2026 est un objectif de best effort, non un engagement contractuel.
4Planning macro Phase 1
| Mois | C1 — CRM | C2 — Architecture SI & FSM | Jalons |
|---|---|---|---|
| M1 · Juin | Cartographie process marketing & sales | Cartographie process terrain bout en bout | Process map lead-to-cash |
| M2 · Juillet | Note cadrage CRM. Grille de sélection. | Frontière CRM/FSM. Note cadrage FSM. | — |
| M3 · Août | Benchmark éditeurs. Shortlist 2. | Architecture SI v1. Spécification API. | Premières reco outils |
| M4 · Sept. | Démos, chiffrages. Recommandation. | Benchmark FSM. Présélection 2-3. | Décisions arrêtées |
| M5 · Oct. | Contractualisation. Cadrage pilote. | Démos approfondies, chiffrages. | — |
| M6 · Nov. | Build MVP pilotes. Triggers actifs. | Choix FSM final. Cadrage Phase 2. | — |
| M7 · Déc. | Go-live pilotes. Dashboard. Plan groupe. | Architecture COMEX. Plan FSM Phase 2. | Architecture validée · Plans Phase 2 |
5Gouvernance
| Instance | Participants | Fréquence | Livrable |
|---|---|---|---|
| COPIL programme | Fortier, Treinen, Malescot + équipe Stratos | Mensuel | Jalons, arbitrages, décisions |
| Comité C1 CRM | Victoria L'Hote + référents + Blachon + Fontanille | Bi-hebdo | Revue sprint, plan suivant |
| Comité C2 FSM | Référents terrain + Maadoum + Fontanille | Bi-hebdo | Revue sprint, plan suivant |
| Ad hoc | Selon besoin | Sur demande | Déblocage urgent |
Escalade : opérationnel → Malescot / Treinen → Fortier. Décision bloquante non adressée sous 48h → remonte automatiquement.
6Référents à confirmer avant le 25 mai
C1 — CRM
1 sponsor commercial terrain agence MEE
1 sponsor commercial terrain agence MES
C2 — FSM
2 directeurs techniques / chefs d'équipe terrain
2 assistantes opérationnelles (Oxygen)
1 responsable master data (hardware, DPS)
Condition critique : Le sponsor commercial terrain CRM doit être nommé avant le démarrage. La core team FSM doit être identifiée avant M2.
7Règles d'engagement
Disponibilité
Avant démarrage : une journée de workshop présentiel par chantier. Pendant le programme : 1h toutes les 2 semaines par chantier + feedback sous 48h.
Décisions
Choix d'outils et d'intégrateurs arrêtés par Aurélien Fortier sur recommandation motivée Stratos. Référents opérationnels valident les choix fonctionnels en cours de sprint.
Prochaines étapes
Noms des référents transmis à Henri Fontanille avant le [DATE À CONFIRMER]
Invitations kickoff élargi semaine du 25 mai
Dates journées workshop M1 confirmées
Accès systèmes ouverts par Sébastien Malescot
Session 2 · Kickoff élargi — Semaine du 25 mai
0Ouverture
Mot d'Aurélien Fortier — les raisons du programme, ce qu'il attend des équipes et de Stratos.
Aurélien Fortier CEO
Fanny Treinen DAF
Sébastien Malescot DSI
Victoria L'Hote Marketing
Kevin PMO interne
Référents C1 MEE + MES
Core team C2 FSM
Liloye Molin Stratos
Rachid Maadoum Lead C2
Frédéric Blachon Lead C1
Henri Fontanille PMO
1Contexte & enjeux
×2,3
Objectif de croissance CA en 5 ans
Phase 1
Juin → Décembre 2026 · 7 mois
Phase 2
À partir de janvier 2027 · Déploiement groupe
Ces deux chantiers ne sont pas des projets IT. Ce sont des projets de transformation opérationnelle, portés par des outils. Ce qui change à l'issue de Phase 1, c'est la façon dont les équipes terrain et commerciales travaillent au quotidien.
Hors scope Phase 1 : Déploiement CRM groupe complet · Déploiement FSM · Construction datahub · Chantier Finance dédié. La Finance est consultée ponctuellement sur les interfaces process.
2Chantier C1 — CRM & Marketing Automation
Objectifs opérationnels
- CRM live sur 2–3 agences pilotes
- Référentiel client groupe amorcé
- Premiers triggers marketing actifs
- Dashboard d'adoption commerciale
- Plan déploiement groupe Phase 2
Besoins immédiats
Export base contacts (toutes sources)
Accès outils marketing existants
Brief Victoria L'Hote — priorités d'activation
Nomination sponsor commercial terrain
| Mois | Livrable-phare |
|---|---|
| M1 · Juin | Cartographie process marketing & sales B2C / B2B. |
| M2 · Juillet | Note de cadrage CRM. Grille de sélection éditeur / intégrateur. |
| M3 · Août | Benchmark (HubSpot, Salesforce, ActiveCampaign…). Shortlist 2 candidats. |
| M4 · Sept. | Démos approfondies, chiffrages. Recommandation motivée. |
| M5 · Oct. | Contractualisation éditeur et intégrateur. Cadrage pilote. |
| M6 · Nov. | Build MVP 2–3 agences. Connecteur CRM. Premiers triggers activés. |
| M7 · Déc. | Go-live pilotes. Dashboard adoption. Plan déploiement groupe Phase 2. |
3Chantier C2 — Architecture SI & FSM
M1 — fondation commune : Les deux chantiers construisent ensemble la cartographie des process bout en bout (marketing → sales → opérations → facturation) pour éviter les empiètements et fonder la frontière fonctionnelle CRM/FSM de M2.
Objectifs opérationnels
- Architecture SI cible documentée et validée en COMEX
- Solution FSM retenue (SalesForce FS, Divalto, Praxedo…)
- Plan déploiement Phase 2 chiffré · Business case · Roadmap 18 mois
Besoins immédiats
Accès données d'intervention (historique, types, volumes)
Core team FSM avant M2 : 2 directeurs techniques, 2 assistantes, 1 master data
Disponibilité Fanny Treinen pour ateliers process M1
| Mois | Livrable-phare |
|---|---|
| M1 · Juin | Cartographie process terrain bout en bout (incl. interfaces Finance). |
| M2 · Juillet | Frontière fonctionnelle CRM / FSM. Note cadrage FSM. Référentiels partagés. |
| M3 · Août | Architecture SI cible modulaire v1. Spécification API et référentiels. |
| M4 · Sept. | Benchmark FSM. Présélection 2–3 candidats. |
| M5 · Oct. | Démos approfondies, visites références, chiffrages intégrateurs. |
| M6 · Nov. | Choix final solution FSM. Cadrage déploiement Phase 2. |
| M7 · Déc. | Architecture SI cible consolidée et validée en COMEX. Plan FSM Phase 2 chiffré. |
5Fonctionnement en sprints
Cycles de 2 semaines. Chaque cérémonie dure 1h.
Sprint Planning
Lundi · début de sprint
Lead chantier + référents M-Energies
Sprint Review
Vendredi · fin de sprint
Lead chantier + référents M-Energies
Rétrospective
Vendredi · fin de sprint
Équipe Stratos + référents
Définition de "done" : Un livrable est validé quand le référent M-Energies confirme par écrit. Sans retour sous 48h après la Sprint Review → validé par défaut.
6RACI Programme
| Décision / Action | Fortier CEO | Treinen DAF | Malescot DSI | Référents opé. | Stratos |
|---|---|---|---|---|---|
| Choix final outil (CRM, FSM) | Décide | Consulté | Consulté | Consulté | Recommande |
| Validation architecture SI cible | Valide | Informé | Consulté | — | Produit |
| Validation choix fonctionnels / paramétrage | Informé | Informé | Informé | Valide | Propose |
| Arbitrage budgétaire (licences, intégrateurs) | Décide | Co-décide | Consulté | — | Chiffre |
| Interfaces process Finance | Informé | Valide | Informé | Consulté | Propose |
| Escalade décision bloquante > 48h | Tranche | Co-escalade | Co-escalade | Remonte | Signale |
| Mobilisation des référents terrain | Responsable | Informé | Informé | — | Demande |
7Gouvernance & Reporting
| Instance | Participants | Fréquence | Livrable |
|---|---|---|---|
| COPIL programme | Fortier, Treinen, Malescot + équipe Stratos complète | Mensuel | Jalons, arbitrages, décisions |
| Comité C1 CRM | Victoria L'Hote + référents + Blachon + Fontanille | Bi-hebdo | Revue sprint, plan suivant |
| Comité C2 FSM | Référents terrain + Maadoum + Fontanille | Bi-hebdo | Revue sprint, plan suivant |
| Ad hoc | Selon besoin | Sur demande | Déblocage urgent |
| Destinataire | Format | Fréquence |
|---|---|---|
| Malescot, Treinen | Tableau de bord chantiers | Hebdomadaire |
| Fortier | Synthèse programme | Mensuel (COPIL) |
| Référents opérationnels | Sprint recap détaillé | Chaque fin de sprint |
9Prochaines étapes
Côté M-Energies — avant Sprint 1
Action
Responsable
Échéance
Nommer sponsors commerciaux terrain CRM (MEE + MES)
Aurélien Fortier
Avant démarrage
Identifier core team FSM
Aurélien Fortier
Avant M2
Clarifier rôle de Kevin (PMO interne)
Sébastien Malescot
J+2
Transmettre export base contacts
Victoria L'Hote
J+3
Transmettre brief marketing
Victoria L'Hote
J+5
Transmettre accès données d'intervention
Sébastien Malescot
J+3
Confirmer dates journées workshop M1
Aurélien Fortier
J+3
Confirmer outil de suivi de projet
Sébastien Malescot
J+2
Côté Stratos — avant Sprint 1
Action
Responsable
Échéance
Envoyer plan Sprint 1 CRM
Frédéric Blachon
J+2
Envoyer plan Sprint 1 FSM
Rachid Maadoum
J+2
Mettre en place l'outil de suivi
Henri Fontanille
J+3
Envoyer invitations récurrentes (comités, COPIL)
Henri Fontanille
J+2
Date Sprint 1 Planning : à confirmer en séance.
Tour de table final — une chose à clarifier avant de démarrer.
Intervenants du programme
M-Energies
Aurélien Fortier
CEO · Sponsor exécutif
Fanny Treinen
DAF · Sponsor opérationnel Finance
Sébastien Malescot
DSI · Sponsor opérationnel SI
Kevin
PMO interne (nom complet à confirmer)
Victoria L'Hote
Responsable Marketing
Sponsor CRM MEE
À nommer
Sponsor CRM MES
À nommer
Core team FSM × 5
À identifier avant M2
Stratos
Liloye Molin
Sponsor programme
Rachid Maadoum
Lead C2 — Architecture SI & FSM
Frédéric Blachon
Lead C1 — CRM / Marketing Automation
Henri Fontanille
PMO